الشراء الاستراتيجي

الشراء الاستراتيجي يتعلق بالحفاظ على علاقات طويلة الأمد مع الموردين بهدف توفير المواد والخدمات في الوقت المناسب، وتقليل قاعدة الموردين، وتقليل التكاليف، وتقليل عمليات التفاوض والاتصالات.

ما أهمية الشراء الاستراتيجي؟

الشراء الاستراتيجي له تأثير إيجابي واضح على سلسلة التوريد بشكل عام.

في عمليات الشراء أو العقود، سيتم تقليل العبء ودورة/عملية الشراء، حيث ستُلغى جميع العمليات الرئيسية مثل تحديد نطاق/مواصفات المشروع، والبحث عن الموردين، وتوضيحات التقنية، وطلب العروض/الاقتراحات، والتقييم التقني والتجاري.

في عمليات المخزون، ستقلل قيمة المخزون تدريجياً وتحسن توفر المواد، ستتم إعادة حساب مستويات المخزون لمراعاة وقت التوريد الجديد (وقت التوريد من التزويد + وقت التوريد من المورد + وقت اللوجستيات) مما يؤدي إلى تقليل مستويات المخزون وبالتالي قيمة المخزون.

في بعض الحالات (إدارة المخزون من قبل المورد) سيتم القضاء على المخزون.

في عمليات اللوجستيات، ستزيد التسليم في الوقت المحدد حيث يكون لدى المورد التوقعات السنوية لاحتياجات العمليات واحتياجات غير العمليات مثل الإغلاق.

في عمليات المستودع، سيتم إلغاء/تقليل عملية التباين والمطالبات.

أمثلة على استراتيجية الشراء:

• الاتفاقية الإطارية: قائمة ثابتة من المواد/الخدمات، سعر ثابت، وقت توريد ثابت، وشروط دفع ثابتة. يعد هذا النوع مفيدًا جدًا لدعم المنظمة حسب الطلب دون التزام مع المورد. يُستخدم عادةً للمواد/الخدمات العامة وتكنولوجيا المعلومات والقرطاسية.

• إدارة المخزون من قبل المورد: قائمة ثابتة من المواد، سعر ووقت توريد ثابت، مستويات متفق عليها في مستودع المورد، وتكلفة خدم على رسوم الخدمة. يمكن استخدام هذا النوع للعناصر المصنعة والعناصر الأمانية وقطع الغيار العامة ذات الطلب العالي.

• المزاد الإلكتروني: قائمة ثابتة من المواد/الخدمات، يتم توفيرها من قبل العديد من الموردين. يمكن استخدامه للمواد العامة المقدمة من العديد من الموردين ومشاريع الخدمات القصيرة المدى

كيفية اختيار المواد/الخدمات التي ستكون ضمن اتفاقيات استراتيجية؟

• يمكن الاتفاق على معايير معينة لتحديد المواد/الخدمات المناسبة التي يمكن أن تكون فعالة وتؤثر على العمليات والإنفاق والموردين.

• يجب أن تؤدي المواد/الخدمات المحددة بشكل مناسب إلى استخدام جيد من حيث أوامر الشراء المستلمة وبنود الاتفاق وقيمة الاتفاق وتقليل الشراء الفوري.

• وجود العديد من المواد/الخدمات ضمن اتفاقات استراتيجية لا يعني بالضرورة أن لديك تزويد استراتيجي فعال.

نهج الشراء الاستراتيجي:

• اختيار الفريق والإدارة.

• تحديد الأهداف ونطاق العمل.

• تحديد هيكل الإدارة (الفريق).

• تحديد الفريق وعقد اجتماع تدشيني.

• الاتفاق على الخطوات التالية.

• التواصل داخليًا وخارجيًا (حسب الاقتضاء).

• بناء قاعدة أساسية وفهم سوق العرض.

• بناء قاعدة بيانات للإنفاق.

• فهم الطلب المستقبلي (الحجم والاحتياجات).

• تحليل الوضع الحالي.

• تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين.

• فهم ديناميات السوق.

• توصيف الموردين الحاليين والمحتملين.

• قياس العائدات.

• اختيار مجالات التركيز.

• وضع خطط العمل.

• وضع وتقدير أفكار التحسين باستخدام التحليل وطرق الإبداع.

• مشاركة المستخدمين والموردين بشكل أكبر لتطوير وتنقية ونشر أفكار التحسين.

• تحديد أفكار التحسين ذات الأولوية.

بقلم الاستاذ: عماد فلمبان ( مدرب معتمد من النخبة المتميزة للتدريب)